Word文档导出PDF文件不同方案浅析与对比

• 1.背景
• 2.基础知识
  • 2.1 Word插入图片后不压缩质量
  • 2.2 Word插入和输出矢量图
• 3.Word文档导出PDF
  • 3.1 导出PDF的可行方式
  • 3.2 Acrobat导出方案分析
    • 3.2.1 一般参数
    • 3.2.2 图像参数
    • 3.2.3 字体参数
    • 3.2.4 颜色参数
    • 3.2.5 高级参数
    • 3.2.6 标准参数
    • 3.2.7 各预置方案参数对比
• 4.PDF文件质量控制
• 5.PDF文件大小控制
• 6.参考资料

1.背景

本篇博客主要探讨在将Word文档导出为PDF文件时的一些问题和注意事项，主要是之前写毕业论文时候的一些经验，记录下来以备日后查阅。

在写论文等文档的时候可能你也遇到过这样的情况：精心设计画了一个很漂亮的图，插入Word以后，再导出为PDF，PDF文件中的图片画质显著下降，比较难看，如下图所示： 可以看到，洞穴内壁上的纹理在右边导出的PDF中已经模糊了。而且文字部分出现了压缩的马赛克，看起来十分难看。所以，如何尽可能保证输出PDF文档中图像的质量是至关重要的问题，也是本篇博客的关注点。本篇博客使用的软件如下：

• Microsoft Office LTSC 专业增强版 2024 Word
• Adobe Acrobat 2025

2.基础知识

在继续之前，先介绍一些Word插入图片的小技巧和基础知识。

2.1 Word插入图片后不压缩质量

一般情况下，当我们插入一张图片到Word后，为了控制文件大小，Word默认会对图片进行压缩(这个过程不可逆)。因此，为了获得尽可能高质量的图片，可以在Word设置中设置不压缩图片。点击Word菜单栏中的“文件”-“选项”-“高级”，找到“图像大小和质量”，如下。 可以看到，Word中默认的图片分辨率是220ppi。我们可以把“不压缩文件中的图像”选项勾选上，这样下次再向这个文件里插入图片就是原图了。当然，你也可以在上面的作用域里选择“所有新文档”，这样之后Word新建所有文档图片都不压缩。这里需要特别注意两点，第一是Word图片压缩过程是不可逆的，第二是这个选项只对修改设置后新插入的图片有效。换句话说，你之前文档里插入了100张图片，默认情况下已经被压缩了，即使你现在改了配置，之前插入的100张图片也不会再变成原图质量，只能重新插入才可以。所以这个选项如果要修改，一定要记得在一开始就做，不然很多图片还得重插。

2.2 Word插入和输出矢量图

在某些情况下，你可能用Visio画了一个论文的框架图，这个图本身是矢量的，如何把它插到Word里呢？主要有三种办法。

第一种是插入Visio对象。点击Word菜单栏中的“插入”，找到“对象”，然后选择“由文件创建”，选择画好的Visio文件即可，插入后如下图所示。 这种方式的优点是比较直观，而且可以通过双击插入的图片直接编辑Visio对象内容。它的缺点也比较明显。首先这种方式插入的图片并不能像普通图片一样，选中图片以后在Word中调起“图片格式”标签，从而进行旋转、长宽精确修改、裁剪等操作，无法方便快捷的和Word其它内容进行整体排版。而且通过个人测试发现，这种直接插入Visio对象的方法有一定概率在导出PDF时图片内部的文字出现丢失甚至乱码(尤其是图片内容本身比较复杂的时候)。因此正常情况下不推荐这种方法。

第二种是在Visio中将内容导出成JPG或PNG位图，然后插入Word文档中。在导出图片的时候，尽量设置高一些的分辨率，导出的图片放大后会更清晰一些(个人喜欢设为300x300像素/in)，导出后的效果如下： 可以看到，总体而言，在相同PDF导出配置下，PNG图片比JPG图片质量更高。特别是在文字边缘等纹理复杂区域，JPG出现了明显的压缩马赛克。所以相比于JPG，推荐使用PNG格式导出。但这种方式依然有问题，PNG依旧是位图，图中的文字无法选择，只是分辨率高一些更细致一些。只要放大足够大，导出后的图像边缘依然可以看到像素，如下所示。 总体而言，这种方法的有点就是简单方便，导出的位图可以在Word中方便的编辑、排版。缺点则是本质仍是位图，放大后会有马赛克，同时图片中的文字无法选中。如果只是简单情况，可以使用这种方法，否则不推荐。

第三种是在Visio中导出成Word认可的矢量图文件，再插入Word。更具体来说，在Visio中将绘制内容导出为EMF文件。EMF文件全称Enhanced Metafile，中文叫增强型图元文件，由微软提出。感兴趣可以参考这个和这个网页。导出EMF文件后，就和PNG文件一样插入Word，并且支持“图片格式”工具，可以方便的裁剪、修改大小、排版等操作。导出成PDF后，图片内容依旧是矢量，文字可以选中，放大不会变成马赛克，如下： 总体而言，这种方法可以像普通位图一样快捷排版，又可以导出矢量图，放大不失真。几乎没有缺点，是最推荐的Word插入矢量图的方式。唯一可能的缺点是，如果绘制的矢量图相对复杂切包含一些位图内容的话，导出的EMF文件可能比较大。不过并不会直接影响最终导出PDF文件的大小。

3.Word文档导出PDF

为了说明和验证Word导出PDF各种方式的差异和优势，创建了一个包含文本、位图、矢量图的文档用于测试，截图如下： 之后会观察导出后各图片的质量。

3.1 导出PDF的可行方式

在Word中，有多种导出PDF的方式，主要包含如下几种：

• 另存为方法1：菜单栏点击“文件”-“另存为”，文件类型选择PDF
• 另存为方法2：菜单栏点击“文件”-“另存为Adobe PDF方法”
• 打印方法1：菜单栏点击“文件”-“打印”，打印机选择“Microsoft Print to PDF”
• 打印方法2：菜单栏点击“文件”-“打印”，打印机选择“Adobe PDF”
• Acrobat方法：菜单栏点击“Acrobat”，点击“创建PDF”

先简单介绍一下各方法。首先是打印类的方法，这种方法会把文档以打印的形式转换为PDF，输出的PDF文件是纯图片，文字无法选择。因此除非有特殊要求的场景，否则不推荐此类方法。另存为方法1是Word利用自带的PDF生成器进行输出，基本无法调整输出参数。输出质量总体还可以，适合于普通没有特殊需求的场景，更复杂场景不推荐。Acrobat方法则是基于安装的Acrobat进行生成，有很多参数和预置方案可供选择，可以生成满足不同需求的PDF文件。另存为方法2本质上是Acrobat方法的“快捷方式”，其会基于现有设定好的Acrobat输出方案进行PDF输出。

因此普通情况使用另存为方法1即可，对输出质量或大小有进一步要求则推荐使用Acrobat方法。而对Acrobat方法中的诸多参数和预置方案下面进行简单分析。

3.2 Acrobat导出方案分析

在Acrobat中，默认有Standard-Classic、标准、超大页面、高质量打印、印刷质量、最小文件大小等方案。 我们可以点击“高级设置”从而看到各预置模式的详细参数，如下： 下面简单对一些重要参数进行分析。

3.2.1 一般参数

如下图所示。 在一般参数中，比较核心的是兼容性、分辨率这两个。兼容性是指该PDF文件的版本，如果版本过高，可能在一些非常老的电脑上无法打开，一般用默认值即可。分辨率则是指整个文档的分辨率，单位是“点/英寸”。理论上分辨率越高文档内容越精细，但与之对应文档大小会越大。一般情况下默认的600是足够的。

3.2.2 图像参数

如下图所示。 图像参数在很大程度上决定了输出文件的大小以及输出图片的质量。在图像参数中进一步分为三类：彩色图像、灰度图像和单色图像，分别处理。“缩减像素采样”主要是指缩放图片的算法，一般情况下默认即可。而图像分辨率的阈值，一般默认450即可。图像压缩算法决定了图像细节的质量，可以自动或者选择不压缩。最后图像质量表示整体质量，从最低到最高。

3.2.3 字体参数

如下图所示。 字体参数主要是指是否把用到的字体嵌入到PDF文件中。一般情况下如果没用到什么特殊字体或者有特殊需求，默认配置即可。

3.2.4 颜色参数

如下图所示。 颜色参数主要是控制输出文档的色彩。主要是色彩管理方案。可以选择“保留颜色不变”、“转为CMYK”、 “转为sRGB”等设置。一般用于屏幕显示情况不变或者转为sRGB即可。即使对于需要打印的场景，也无需单独设置，除非有特殊要求必须是CMYK色彩空间。

3.2.5 高级参数

如下图所示。 这里面主要是一些PDF文件本身的相关设置，如果没有特殊需求默认即可。

3.2.6 标准参数

如下图所示。 这里主要是和PDF文件标准相关的设置，同样的，如果没有特殊需求，默认即可。

3.2.7 各预置方案参数对比

最后，我们也对Acrobat中预置的一些方案的关键参数进行了整理和对比，如下。 总体而言，从纸面参数来看，输出质量最好的是“高质量打印”方案。其整体文档分辨率以及各图像的分辨率均最高。相比于“印刷质量”方案，其差别在于颜色空间，“印刷质量”方案将颜色转换为CMYK了。因此，在不考虑其它因素，只考虑质量的情况下，高质量打印方案是最优选择。“标准”方案则是在保证质量的前提下，适当降低了文档分辨率和影像整体质量，适合于普通场景。而所谓的“超大页面”方案，并不是想当然理解的“生成质量很高，所以可以用于超大页面”，而恰恰相反。因为是超大页面，所以对一些细节的要求反而降低了，比如和“标准”方案相比，影像分辨率和质量均下降了。也可以理解，比如对于广告牌等超大页面，没人会贴着看细节，只是远远看到内容就可以了，对细节确实没必要有很高要求。最后，对于“最小文件大小”方案，可以看到，它主要是通过降低影像的分辨率来降低文件大小。

4.PDF文件质量控制

前面我们分析了各输出方案，这里进一步分析。如果不考虑其它因素，只考虑输出PDF文档的质量，显然“高质量打印”是最优的。但是在实际中发现，如果文档很大、很复杂(有很多位图和矢量图)，例如毕业论文，转换时间会变得非常缓慢(几个小时起步)。但“标准”方案则快很多(两三分钟)，分析参数可知，其关键原因就在于文档分辨率和图像质量这两个参数。特别是文档分辨率影响最大。事实上在实际使用中发现，其实文档分辨率并不需要2400，一般默认的600就已经很高了。但在生成速度上会快很多。同时，为了获得最好的影像质量，图像压缩甚至可以选择“不压缩”。因此，我们可以自定义两套输出方案，如下： 自定义高质量方案主要基于预置的“标准”方案，参考“高质量打印”方案，将图像质量设置为了最高，其余没有变化。自定义高质量不压缩方案，则是在自定义高质量方案基础上，进一步关闭了影像压缩，提升质量。

基于第三部分开头建立的Word文档，使用不同的PDF导出方式导出，并对结果进行比较。比较结果简单汇总如下表： 可以看到，总体而言，最小文件方案效果最差，出现了大量的马赛克。不仅如此，源文档中采用的特殊字体由于PDF中没有嵌入(根据3.2.7部分的对比表格可以看到)，导致文字无法显示。所以正常情况下，不推荐最小文件方案。而Word另存为方法和Acrobat标准方案相比质量稍差，但也还能看。因此，如果电脑上没有安装Acrobat，一般情况下使用Word直出也可以。如果安装了Acrobat，那么还是建议使用Acrobat导出，即使是标准方案，也比Word直出质量稍高。最后，对于高质量打印方案和自定义的两套方案，总体而言，从视觉效果上都非常好，基本看不出差别。再结合文件大小等因素，综合推荐自定义的高质量方案，可以在保证高质量的前提下有较小的文件大小。比如在这里，Acrobat高质量是1.00MB、自定义高质量是0.99MB、自定义高质量未压缩是2.05MB。Acrobat之所以比自定义稍大，从配置参数就可以知道，是因为文档分辨率更高，为2400，而自定义的分辨率为600。

5.PDF文件大小控制

最后，简单谈谈对于PDF文件大小的控制。在日常生活中你也肯定遇到过这样的场景：需要交个PDF文件到某个系统，系统里要求文件大小要在3MB以下。这时，在不改变文档内容本身的情况下，可以考虑通过其它方式来减少文件大小。

首先需要明确的认知是，对于PDF文件大小，主要是由其包含的图片大小和数量决定的。文档中本身文字其实不会占很多空间。因此，优化PDF文件大小至少有以下几个方向可以尝试：

• 提前压缩图片，尽可能减少插入图片的大小。比如有一张3MB的JPG格式的照片，可以通过如Tinypng等网站压缩后，再插入Word文档。
• 灰度图转单通道图像。对于某些灰度图，它可能本身还是存了RGB三通道信息，这时可以考虑将图片转为单通道图像，再插入，也可以降低文件大小。
• 尽可能使用矢量图而非位图。对于自己绘制的图片等，尽可能按照2.2部分介绍的以矢量图形式插入，这样会显著降低文件大小，同时保证输出图片的高质量。
• 在不明显损失质量的情况下，降低图片分辨率。降低图片分辨率是减少大小的有效手段之一，不过要注意处理后的图片是否还能看清，特别是文字。
• 以文字代替位图。某些情况下可能是扫描的文字，这时可以用文字取代扫描的内容，也可以大幅减少大小(等于是用文字替换了位图)。
• 借助PDF24Tools等工具。借助压缩工具等也可以很方便的进行文件大小的压缩。

总之，控制PDF文件大小是个技术活，也需要在质量和大小之间找到平衡，尽可能在看不到的地方“偷工减料”。 最后，为了使用方便，也将本博客自定义的输出方案文件上传到了Github，点击查看。方案文件可以在导出PDF的时候直接加载使用。

6.参考资料

• [1] https://learn.microsoft.com/en-us/openspecs/windows_protocols/ms-emf/91c257d7-c39d-4a36-9b1f-63e3f73d30ca
• [2] https://docs.fileformat.com/zh/image/emf
• [3] https://blog.csdn.net/Jiajikang_jjk/article/details/80840067
• [4] https://tinify.com
• [5] https://tools.pdf24.org/zh